Cuando hablamos de Delegar nos referimos a asignar tareas, proyectos o funciones a otra u otras personas. Delegar bien significa gestionar bien, no supone ceder autoridad sino liderar. Cuando delegar estratégicamente ganas tú, gana tu equipo, gana tu empresa.
¿Cuándo es importante delegar? Cuando sientes que te agobia el exceso de tareas que «solo tú puedes hacer», Cuando sientes que no tienes tiempo, que no logras llegar a todo, que necesitas mejorar la productividad, reducir los niveles de estrés, potenciar habilidades de tu personal, fortalecer el autoestima, la confianza y la motivación tanto propios como de tu equipo de trabajo. Cuando quieres transferir a otra persona la responsabilidad en el cumplimiento de tareas, la terminación de un proyecto o la ejecución de una función conservando autoridad, responsabilidad y control. También, cuando quieres mejorar tus habilidades como coach, cuando quieres tener más tiempo para enfocarte en lo que requieren tus habilidades y tu autoridad dentro de la empresa, cuando quieres generar confianza, reforzar la comunicación, encontrar mejores formas de trabajo en equipo y evaluar las capacidades del personal antes de dar ascensos. Pero para poder delegar de manera eficaz debes calmar tus preocupaciones, pues, son muchos los directivos que se siguen sintiendo incómodos la a hora de delegar. Les preocupa renunciar a su responsabilidad y perder el control, o de pronto por falta de tiempo, prefieren hacer todo ellos mismos en vez de enseñar a otra persona, tal vez ya han tenido malas experiencias al delegar.
Cabe recalcar que se puede delegar en una persona o en un equipo interno o externo de la empresa, esto se debe definir según convenga.
Se necesita una mentalidad adecuada para delegar:
- Dejar de pensar que «Es más fácil hacerlo uno mismo”.
- Es difícil pasar de un rol de especialista a uno más generalista, ¿Hay ego de por medio?
- Saber que todo el mundo sabe que tu eres el experto cuando delegas bien “cuando los miembros de tu equipo son bien valorados, también te están valorando a ti”.
- Si sientes que te falta confianza en el equipo debes saber que puedes delegar gradualmente.
- Saber que si no identificas a la persona con las habilidades puedes formarla.
- Entender que aunque te gusta que las cosas se hagan a tu manera debes comunicar y no controlar.
- Dejar de pensar que a tu equipo le molestará asumir más tareas, ¡si lo haces bien los vas a motivar!
- Pensar y saber que tu puedes solucionar más rápido, seguramente sí, pero la persona en quién delegas también aprenderá y te quitará cargas importantes.
Ahora, es importante recalcar que no todo el trabajo debe delegarse y se debe pensar muy bien qué parte del trabajo se va a delegar, puedes escoger tareas, proyectos o funciones completas dentro de la empresa. una vez definas lo anterior debes definir cuál será el grado de autoridad a conceder para esto debes:
- Evaluar la habilidad de la persona en la toma de decisiones.
- Evaluar las consecuencias si esa persona en quien delegas erra y el nivel de riesgo.
- Definir la cantidad mínima de autoridad que ese cargo necesita dentro de la empresa para lograr el objetivo.
Aquí te comparto el espectro de autoridad para que te des una idea de cómo puedes entregar esa autoridad estratégicamente:
- La persona puede tomar de decisiones y poner en práctica sin consultar.
- La persona puede tomar de decisiones con aviso previo.
- La persona puede hacer propuestas para aprobación.
- La persona puede presentar alternativas para aprobación.
- La persona puede proporcionar la información para que uno tome una alternativa y decisión final.
*Asegura que todo el equipo sepa quién es el responsable del resultado final.
Ahora debes ejecutar:
Comunicar:
- Describe con detalle qué hay que hacer y cuáles son tus expectativas.
- Comunica el alcance y la responsabilidad a todo el equipo.
- Analiza la tarea con la persona asignada: describe la tarea, proyecto o función, proporciona material de referencia, identifica recursos y apoyos, establece calendario y tiempos, acuerda plazos, explica nivel de autoridad, acuerda normas, estándares de éxito y nivel de responsabilidad, determina procedimiento de seguimiento y retroalimentación, considera tu implicación.
- Informa al equipo.
- ¡No microgestiones!
Hacer seguimiento y revisar periódicamente:
- Monitoriza cada cierto tiempo (acuerda cada cuánto).
- Ofrece apoyo.
- Anticipa y resuelve problemas.
- Revisa el proceso (evalúa tareas realizadas, enséñale a otros a delegar).
¡Delegar en las personas correctas y con los procesos adecuados a mí me cambió la vida! Mis empresas han podido crecer desde entonces un montón. Cuando sea el momento indicado hazlo, vale mucho la pena y tu empresa podrá crecer en el tiempo como debe ser.